Khái niệm
Thư quảng cáo đơn giản là cung cấp một bản tóm tắt về những sản phẩm, những tin tức mới nhất của công ty và gửi cho những khách hàng trung thành. Để tạo được ấn tượng với những khách hàng tiềm năng, bạn cần phải cung cấp những thông tin giúp khách hàng của mình thấy rằng họ có thể làm việc tốt hơn với sản phẩm của công ty bạn.
Khi đã quen với việc cung cấp những thông tin phù hợp với công việc kinh doanh của công ty, bạn sẽ dễ dàng tìm ra phương pháp để nắm bắt được nhu cầu của những khách hàng tiềm năng.
Thư quảng cáo đơn giản là cung cấp một bản tóm tắt về những sản phẩm, những tin tức mới nhất của công ty và gửi cho những khách hàng trung thành. Để tạo được ấn tượng với những khách hàng tiềm năng, bạn cần phải cung cấp những thông tin giúp khách hàng của mình thấy rằng họ có thể làm việc tốt hơn với sản phẩm của công ty bạn.
Khi đã quen với việc cung cấp những thông tin phù hợp với công việc kinh doanh của công ty, bạn sẽ dễ dàng tìm ra phương pháp để nắm bắt được nhu cầu của những khách hàng tiềm năng.
Lưu ý khi sử dụng quảng cáo email:
Cần định rõ địa chỉ email quảng cáo là của những người sử dụng gần nhất với thị trường mục tiêu.
Hãy kiểm tra lại trước khi gửi bất kỳ email nào đến các địa chỉ trong danh sách email của bạn:
• Bức thư của bạn được gửi đến người mà bạn chưa từng có quan hệ với họ trước đó, đó là spam.
• Chào hàng của bạn có gian lận, hay quảng cáo các hoạt động gian lận, đó là spam.
• Bạn đang sử dụng các “subject” dễ làm cho nhầm lẫn để lừa gạt mọi người mở thư của bạn, đó là spam.
• Bạn đang sử dụng tên hay địa chỉ email “From” giả mạo hay không tồn tại, đó là spam.
• Bạn giả mạo các phần tiêu đề trên bức thư của bạn, để trông nó giống như là đến từ một nơi nào đó hay một người nào đó, đó là spam.
• Nếu bạn không kèm theo một chương trình thuận tiện để người nhận huỷ ra khỏi danh sách của bạn, đó là spam.
Nêu rõ tên, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, số fax (có cả mã nước) và địa chỉ e-mail trong tất cả các giao tiếp. Có thể tạo ra chữ ký tự động để vào cuối thư để không phải gõ lại mỗi khi gửi thư.
- Cần phải đảm bảo thư được viết rõ ràng, không dùng những câu chữ có thể gây ra sự hiểu lầm, giải thích các từ viết tắt, kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Không dùng quá nhiều những từ thân mật, suồng sã trong một bức thư. Mặc dù thư điện tử là một công cụ giao tiếp nhanh chóng, dễ dàng và không trang trọng, song mọi người đều cho rằng rất khó chuyển tải ý định của mình một cách chính xác khi viết so với trường hợp đối thoại trực tiếp. Nếu người đọc không nhìn thấy nụ cười trên khuôn mặt người gửi họ có thể coi những lời đùa cợt của bạn là không nghiêm chỉnh và tệ hơn nữa họ có thể bực mình. Những nhận xét cáu kỉnh của người gửi cũng có thể có tác dụng mạnh khi viết hơn khi nói chuyện trực tiếp và cũng có vẻ giận giữ hay mỉa mai hơn. Vì vậy cần thực hiện nguyên tắc “lịch sự” khi viết thư điện tử. Sau khi đã bấm nút gửi đi, rất khó có thể rút lại lời của bạn hoặc làm nó dịu đi sau khi suy nghĩ lại.
- Nếu muốn người đọc làm gì đó phải nêu ngay ở đầu thư. Nếu người gửi cần trao đổi công việc với nhiều người, nên viết công việc từng người tại từng phần riêng biệt.
- Trả lời ngay các thư nhận được, thông thường trong vòng 24 giờ. Sử dụng chức năng “trả lời tự động” khi vắng mặt để người gửi thư đến biết khi nào bạn quay về hoặc người thay thế khi bạn đi vắng.
- Không nên dùng chữ in (capital letter) vì điều đó tương đương với việc quát tháo người nhận.
- Tránh gửi các fiie đính kèm hoặc các hình ảnh đồ họa phức tạp vì chúng có thể tốn nhiều thời gian để lấy ra. Nếu cần thiết gửi file đính kèm, phải đảm bảo người nhận có phần mềm chung để đọc. Để gửi các văn bản, tốt nhất nên dùng format RTF (rinh text format). Đối với các loại đồ họa, nên sử dụng các file kiểu JPEG hoặc GIF, RTF. JPEG và GIF giúp cho việc giảm độ lớn của các file gửi đi rất nhiều.
- Thận trọng khi mở các file được gửi đến nhiều vì chúng có thể chứa các loại virus phần mềm gây nguy hại nghiêm trọng cho hệ thống máy tính của người nhận.
Cần định rõ địa chỉ email quảng cáo là của những người sử dụng gần nhất với thị trường mục tiêu.
Hãy kiểm tra lại trước khi gửi bất kỳ email nào đến các địa chỉ trong danh sách email của bạn:
• Bức thư của bạn được gửi đến người mà bạn chưa từng có quan hệ với họ trước đó, đó là spam.
• Chào hàng của bạn có gian lận, hay quảng cáo các hoạt động gian lận, đó là spam.
• Bạn đang sử dụng các “subject” dễ làm cho nhầm lẫn để lừa gạt mọi người mở thư của bạn, đó là spam.
• Bạn đang sử dụng tên hay địa chỉ email “From” giả mạo hay không tồn tại, đó là spam.
• Bạn giả mạo các phần tiêu đề trên bức thư của bạn, để trông nó giống như là đến từ một nơi nào đó hay một người nào đó, đó là spam.
• Nếu bạn không kèm theo một chương trình thuận tiện để người nhận huỷ ra khỏi danh sách của bạn, đó là spam.
Nêu rõ tên, chức vụ, địa chỉ, số điện thoại, số fax (có cả mã nước) và địa chỉ e-mail trong tất cả các giao tiếp. Có thể tạo ra chữ ký tự động để vào cuối thư để không phải gõ lại mỗi khi gửi thư.
- Cần phải đảm bảo thư được viết rõ ràng, không dùng những câu chữ có thể gây ra sự hiểu lầm, giải thích các từ viết tắt, kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Không dùng quá nhiều những từ thân mật, suồng sã trong một bức thư. Mặc dù thư điện tử là một công cụ giao tiếp nhanh chóng, dễ dàng và không trang trọng, song mọi người đều cho rằng rất khó chuyển tải ý định của mình một cách chính xác khi viết so với trường hợp đối thoại trực tiếp. Nếu người đọc không nhìn thấy nụ cười trên khuôn mặt người gửi họ có thể coi những lời đùa cợt của bạn là không nghiêm chỉnh và tệ hơn nữa họ có thể bực mình. Những nhận xét cáu kỉnh của người gửi cũng có thể có tác dụng mạnh khi viết hơn khi nói chuyện trực tiếp và cũng có vẻ giận giữ hay mỉa mai hơn. Vì vậy cần thực hiện nguyên tắc “lịch sự” khi viết thư điện tử. Sau khi đã bấm nút gửi đi, rất khó có thể rút lại lời của bạn hoặc làm nó dịu đi sau khi suy nghĩ lại.
- Nếu muốn người đọc làm gì đó phải nêu ngay ở đầu thư. Nếu người gửi cần trao đổi công việc với nhiều người, nên viết công việc từng người tại từng phần riêng biệt.
- Trả lời ngay các thư nhận được, thông thường trong vòng 24 giờ. Sử dụng chức năng “trả lời tự động” khi vắng mặt để người gửi thư đến biết khi nào bạn quay về hoặc người thay thế khi bạn đi vắng.
- Không nên dùng chữ in (capital letter) vì điều đó tương đương với việc quát tháo người nhận.
- Tránh gửi các fiie đính kèm hoặc các hình ảnh đồ họa phức tạp vì chúng có thể tốn nhiều thời gian để lấy ra. Nếu cần thiết gửi file đính kèm, phải đảm bảo người nhận có phần mềm chung để đọc. Để gửi các văn bản, tốt nhất nên dùng format RTF (rinh text format). Đối với các loại đồ họa, nên sử dụng các file kiểu JPEG hoặc GIF, RTF. JPEG và GIF giúp cho việc giảm độ lớn của các file gửi đi rất nhiều.
- Thận trọng khi mở các file được gửi đến nhiều vì chúng có thể chứa các loại virus phần mềm gây nguy hại nghiêm trọng cho hệ thống máy tính của người nhận.
- Cấu trúc của bức thư điện tử
Tại dòng có chữ To: đề địa chỉ thư điện tử của người nhận.
Tại dòng Subject: nên viết ngắn gọn, sử dụng các động từ chủ động, đưa các thông tin chủ yếu về nội dung thư. Rất nhiều người đọc quyết định có đọc thư hay không chỉ dựa trên cơ sở của dòng này. Nếu thư không được giới thiệu rõ ràng từ đầu, không chỉ làm mất thời gian của người nhận mà còn có thể làm mất cơ hội thông báo những ý kiến của mình. Nếu có thể, nêu những điểm quan trọng nhất về bức thư của mình với vài từ trên dòng subject, (không nhiều hơn 4 hoặc 5 từ, thì bức thư sẽ có hiệu quả hơn).
Ví dụ, một thư điện tử trong mục subject có đề là “thời gian họp nhân viên” hoặc “mời họp” sẽ gây rắc rối cho tất cả mọi người vì phải mở ra để đọc. Thay vào đó nếu viết là “họp nhân viên, 2:0pm, thứ năm”, mọi người sẽ hiểu ngay nội dung thư nói gì. Các chi tiết về địa điểm, thành phần có thể không phải là nội dung chính vì mọi người trong công ty đều biết và có thể để ở phần nội dung thư.
Ngoài ra, cần chú ý xem lại các đối tượng trả lời tự động (automatic “reply” subjects). Bức thư được gởi đi gởi lại vài lần thì chủ đề trao đổi thường đã khác xa so với nguyên gốc ban đầu. Vì vậy, nên thay đổi nội đung của dòng subject phù hợp với nội dung mới nhất.
Dòng CC: hoặc “cácbon copy” cho phép gửi một bản sao bức thư tới những địa chỉ khác.
BCC: là viết tắt của “blind carbon copy”- cho phép gửi bản sao một bức thư cho người khác mà không cho người nhận có địa chỉ ghi ở dòng To biết người gởi đã làm điều đó. Đối với những thư cần gửi đi nhiều nơi nên sử dụng đặc điểm BCC này để gửi cho từng người nhận để họ không mất thời gian đọc hết tất cả các địa chỉ được đề ở dòng To:
Khi gửi thư điện tử chỉ gửi các bản sao tới những người cần phải đọc. Bạn hàng của doanh nghiệp có thể nhận được nhiều thư hơn bản thân doanh nghiệp vì thế cần phải xem xét cẩn thận liệu có cần gửi thư đến cho họ không. Cần phải nghĩ rằng cố gắng gửi thư của mình có thể bị người khác không quan tâm hoặc vô nghĩa, thậm chí tệ hơn, có thể coi là gây khó chịu hoặc làm mất thời giờ của người đọc.
Viết một bản tin:
Dưới đây là một số ví dụ về những nội dung hữu ích:
1. Làm thế nào để giải quyết những vấn đề chung mà khách hàng của bạn có thể sẽ gặp phải.
2. Làm thế nào để khách hàng của bạn có thể tận dụng được những công nghệ phát triển gần
đây.
3. Tin tức công nghệ và phương hướng.
4. Những nghiên cứu dựa trên hoàn cảnh cụ thể về việc những công ty khác làm thế nào để cải tiến quá trình hoạt động của họ.
Những thông tin trong thư quảng cáo nên được viết ra từ những chuyên gia trong công ty của bạn như: các ủy viên, những kỹ sư, các nhà khoa học, các đại lý bán hàng, hay nhân viên hỗ trợ khách hàng, v.v..
Vấn đề ở đây là những người đó thường rất bận rộn, họ luôn mất rất nhiều thời gian trong việc chế tạo sản phẩm. Hơn nữa cho dù rất nỗ lực nhưng họ không hề có kinh nghiệm trong việc viết lách, vì thế sẽ không đạt được hiệu quả lớn trong công việc truyền thông.
Những gì bạn cần là hãy tìm một người viết báo chuyên nghiệp, người có thể nhanh chóng rút ra được những kinh nghiệm của bạn trong một bài phỏng vấn nhanh và sau đó sẽ tạo ra được một bản thảo chuyên nghiệp, chất lượng với một chi phí tiết kiệm.
Tạo sự chú ý của người đọc
Bước đầu tiên là phải làm thế nào để người nhận mở bức thư của bạn.
Ở dòng địa chỉ của người gửi trong lá thư nên là tên thật, và nên có địa chỉ của riêng bạn. Lý tưởng nhất, tên của người gửi nên là một ai đó mà người nhận đã từng nghe nói đến, ví dụ như CEO của bạn, hoặc người phát ngôn của công ty bạn. Điều này sẽ giúp phân biệt thư của bạn với hàng trăm thư điện tử khác mà khách hàng tương lai của bạn nhận được hàng ngày.
Dòng chủ đề cũng là một vấn đề quyết định việc người nhận có đọc thư của bạn hay không. Hãy chắc chắn rằng nó giải thích một cách chính xác những thông tin hữu ích mà người đọc muốn nhận, ví dụ như “5 cách để giảm chi phí điều hành một nhà máy in”
Trong thư quảng cáo, bạn cần phải làm sao để khách hàng của mình dễ dàng liên lạc với bạn khi họ đã sẵn sàng mua sản phẩm của bạn.
Tạo một bản giới thiệu thích hợp
Tạo ra một bài viết chuyên nghiệp và dễ nhìn sẽ làm cho lá thư của bạn cuốn hút hơn. Một văn bản HTML với những chức năng của ngôn ngữ sẽ làm tăng khả năng đọc, in văn bản và đồ họa, lá thư của bạn cần phải có những cột với độ rộng vừa đủ, có một tiêu đề lớn, một đoạn văn ngắn, v.v…đó là những yếu tố cần thiết để giúp cho lá thư của bạn nổi bật lên trong cái mớ hỗn độn của hàng trăm lá thư khác. Đó cũng là một ý tưởng hay để cung cấp nguyên bản lá thư của bạn cho một phần nhỏ những người không có khả năng nhận email dưới dạng HTML.
Rất nhiều người sử dụng Microsoft’s Outlook, công cụ này rất mạnh trong việc xem trước các email bằng việc phân chia cột. Vì thế bạn hãy chắc chắn rằng, dòng tiêu đề và phần hình ảnh của công ty bạn phải nằm trong vùng phân chia đó, điều này sẽ giúp cho người đọc có thể dễ dàng lướt qua và hiểu được một cách chính xác những lợi ích trong tài liệu mà bạn đã gửi.
Xây dựng hệ thống lưu hành
Khi bạn cung cấp những thông tin có ích trong bản tin của mình, bạn sẽ tăng được số người đọc và có được một con số đáng kể của việc bán hàng với cả những đơn đặt hàng. Đây là lúc bắt đầu nghĩ tới việc làm tăng việc lưu hành.
Một trong những cách tổt nhất để tăng tỷ lệ khách hàng tới trang web của bạn đó là những người đăng ký để nhận bản tin. Phát triển một sách
điện tử (hoặc một loạt sách điện tử) để cung cấp thông tin một cách toàn diện và thiết thực cho những khách hàng có hứng thú với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bạn phải tạo nét đặc biệt của những tài liệu này trên trang chủ website công ty bạn và trong các mặt hàng quảng cáo khác. Khi khách hàng nhấp chuột vào một đường dẫn, nó sẽ đưa họ trực tiếp đến trang đăng ký để nhận bản tin.
Nếu có thể, bạn hãy chào hàng hoặc bằng cách khuyến khích những sản phẩm không đắt hoặc một cơ hội trúng thưởng với một giải thưởng lớn như là một sự khích lệ với người đăng
Tại dòng có chữ To: đề địa chỉ thư điện tử của người nhận.
Tại dòng Subject: nên viết ngắn gọn, sử dụng các động từ chủ động, đưa các thông tin chủ yếu về nội dung thư. Rất nhiều người đọc quyết định có đọc thư hay không chỉ dựa trên cơ sở của dòng này. Nếu thư không được giới thiệu rõ ràng từ đầu, không chỉ làm mất thời gian của người nhận mà còn có thể làm mất cơ hội thông báo những ý kiến của mình. Nếu có thể, nêu những điểm quan trọng nhất về bức thư của mình với vài từ trên dòng subject, (không nhiều hơn 4 hoặc 5 từ, thì bức thư sẽ có hiệu quả hơn).
Ví dụ, một thư điện tử trong mục subject có đề là “thời gian họp nhân viên” hoặc “mời họp” sẽ gây rắc rối cho tất cả mọi người vì phải mở ra để đọc. Thay vào đó nếu viết là “họp nhân viên, 2:0pm, thứ năm”, mọi người sẽ hiểu ngay nội dung thư nói gì. Các chi tiết về địa điểm, thành phần có thể không phải là nội dung chính vì mọi người trong công ty đều biết và có thể để ở phần nội dung thư.
Ngoài ra, cần chú ý xem lại các đối tượng trả lời tự động (automatic “reply” subjects). Bức thư được gởi đi gởi lại vài lần thì chủ đề trao đổi thường đã khác xa so với nguyên gốc ban đầu. Vì vậy, nên thay đổi nội đung của dòng subject phù hợp với nội dung mới nhất.
Dòng CC: hoặc “cácbon copy” cho phép gửi một bản sao bức thư tới những địa chỉ khác.
BCC: là viết tắt của “blind carbon copy”- cho phép gửi bản sao một bức thư cho người khác mà không cho người nhận có địa chỉ ghi ở dòng To biết người gởi đã làm điều đó. Đối với những thư cần gửi đi nhiều nơi nên sử dụng đặc điểm BCC này để gửi cho từng người nhận để họ không mất thời gian đọc hết tất cả các địa chỉ được đề ở dòng To:
Khi gửi thư điện tử chỉ gửi các bản sao tới những người cần phải đọc. Bạn hàng của doanh nghiệp có thể nhận được nhiều thư hơn bản thân doanh nghiệp vì thế cần phải xem xét cẩn thận liệu có cần gửi thư đến cho họ không. Cần phải nghĩ rằng cố gắng gửi thư của mình có thể bị người khác không quan tâm hoặc vô nghĩa, thậm chí tệ hơn, có thể coi là gây khó chịu hoặc làm mất thời giờ của người đọc.
Viết một bản tin:
Dưới đây là một số ví dụ về những nội dung hữu ích:
1. Làm thế nào để giải quyết những vấn đề chung mà khách hàng của bạn có thể sẽ gặp phải.
2. Làm thế nào để khách hàng của bạn có thể tận dụng được những công nghệ phát triển gần
đây.
3. Tin tức công nghệ và phương hướng.
4. Những nghiên cứu dựa trên hoàn cảnh cụ thể về việc những công ty khác làm thế nào để cải tiến quá trình hoạt động của họ.
Những thông tin trong thư quảng cáo nên được viết ra từ những chuyên gia trong công ty của bạn như: các ủy viên, những kỹ sư, các nhà khoa học, các đại lý bán hàng, hay nhân viên hỗ trợ khách hàng, v.v..
Vấn đề ở đây là những người đó thường rất bận rộn, họ luôn mất rất nhiều thời gian trong việc chế tạo sản phẩm. Hơn nữa cho dù rất nỗ lực nhưng họ không hề có kinh nghiệm trong việc viết lách, vì thế sẽ không đạt được hiệu quả lớn trong công việc truyền thông.
Những gì bạn cần là hãy tìm một người viết báo chuyên nghiệp, người có thể nhanh chóng rút ra được những kinh nghiệm của bạn trong một bài phỏng vấn nhanh và sau đó sẽ tạo ra được một bản thảo chuyên nghiệp, chất lượng với một chi phí tiết kiệm.
Tạo sự chú ý của người đọc
Bước đầu tiên là phải làm thế nào để người nhận mở bức thư của bạn.
Ở dòng địa chỉ của người gửi trong lá thư nên là tên thật, và nên có địa chỉ của riêng bạn. Lý tưởng nhất, tên của người gửi nên là một ai đó mà người nhận đã từng nghe nói đến, ví dụ như CEO của bạn, hoặc người phát ngôn của công ty bạn. Điều này sẽ giúp phân biệt thư của bạn với hàng trăm thư điện tử khác mà khách hàng tương lai của bạn nhận được hàng ngày.
Dòng chủ đề cũng là một vấn đề quyết định việc người nhận có đọc thư của bạn hay không. Hãy chắc chắn rằng nó giải thích một cách chính xác những thông tin hữu ích mà người đọc muốn nhận, ví dụ như “5 cách để giảm chi phí điều hành một nhà máy in”
Trong thư quảng cáo, bạn cần phải làm sao để khách hàng của mình dễ dàng liên lạc với bạn khi họ đã sẵn sàng mua sản phẩm của bạn.
Tạo một bản giới thiệu thích hợp
Tạo ra một bài viết chuyên nghiệp và dễ nhìn sẽ làm cho lá thư của bạn cuốn hút hơn. Một văn bản HTML với những chức năng của ngôn ngữ sẽ làm tăng khả năng đọc, in văn bản và đồ họa, lá thư của bạn cần phải có những cột với độ rộng vừa đủ, có một tiêu đề lớn, một đoạn văn ngắn, v.v…đó là những yếu tố cần thiết để giúp cho lá thư của bạn nổi bật lên trong cái mớ hỗn độn của hàng trăm lá thư khác. Đó cũng là một ý tưởng hay để cung cấp nguyên bản lá thư của bạn cho một phần nhỏ những người không có khả năng nhận email dưới dạng HTML.
Rất nhiều người sử dụng Microsoft’s Outlook, công cụ này rất mạnh trong việc xem trước các email bằng việc phân chia cột. Vì thế bạn hãy chắc chắn rằng, dòng tiêu đề và phần hình ảnh của công ty bạn phải nằm trong vùng phân chia đó, điều này sẽ giúp cho người đọc có thể dễ dàng lướt qua và hiểu được một cách chính xác những lợi ích trong tài liệu mà bạn đã gửi.
Xây dựng hệ thống lưu hành
Khi bạn cung cấp những thông tin có ích trong bản tin của mình, bạn sẽ tăng được số người đọc và có được một con số đáng kể của việc bán hàng với cả những đơn đặt hàng. Đây là lúc bắt đầu nghĩ tới việc làm tăng việc lưu hành.
Một trong những cách tổt nhất để tăng tỷ lệ khách hàng tới trang web của bạn đó là những người đăng ký để nhận bản tin. Phát triển một sách
điện tử (hoặc một loạt sách điện tử) để cung cấp thông tin một cách toàn diện và thiết thực cho những khách hàng có hứng thú với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bạn phải tạo nét đặc biệt của những tài liệu này trên trang chủ website công ty bạn và trong các mặt hàng quảng cáo khác. Khi khách hàng nhấp chuột vào một đường dẫn, nó sẽ đưa họ trực tiếp đến trang đăng ký để nhận bản tin.
Nếu có thể, bạn hãy chào hàng hoặc bằng cách khuyến khích những sản phẩm không đắt hoặc một cơ hội trúng thưởng với một giải thưởng lớn như là một sự khích lệ với người đăng
Đăng nhận xét